Cách viết “cover letter” cho tập san khoa học

https://myphamhanquoc2013.files.wordpress.com/2013/03/boy_writing.pngMột trong những khó khăn và hơi tế nhị của người mới bắt đầu việc công bố quốc tế hay xuất bản khoa học là viết thư. Có hai loại thư để viết: thư đệ trình (cover letter) và thư xin tài liệu. Rất nhiều lần giảng ở trong nước, nhiều bạn hỏi tôi làm sao viết thư xin bài báo khoa học từ tác giả, và viết thư đệ trình bài báo cho tập san khoa học như thế nào. Tôi hứa sẽ giúp các bạn, và hôm nay tôi thực hiện lời hứa đó.


Sau khi đã hoàn tất bản thảo bài báo, bước kế tiếp là đệ trình bài báo đến một tập san. Ngày nay, việc đệ trình bài báo cho một tập san thường được thực hiện trực tuyến. Khi đệ trình trực tuyến, tác giả cần phải chuẩn bị sẵn 3 văn bản: thư đệ trình (cover letter), văn bản chuyển giao bản quyền (copyright transfer), và văn bản tuyên bố mâu thuẫn lợi ích (conflict of interest). Trong các văn bản đó, lá thư đệ trình rất quan trọng, bởi vì qua lá thư, tác giả phải thuyết phục ban biên tập rằng bài báo có tầm quan trọng và xứng đáng được công bố trên tập san. 

Lá thư đệ trình là một cái acid test cho ban biên tập hay người phụ trách biên tập bài báo. Kinh nghiệm cá nhân tôi cho thấy tôi không có thì giờ đọc hết bài báo; tôi chỉ nhìn qua lá thư đệ trình và bản abstract, rồi ra quyết định có nên gửi bản thảo ra ngoài cho bình duyệt hay không. Do đó, công việc quan trọng của tác giả là phải thuyết phục ban biên tập gửi bản thảo đi bình duyệt. Để đạt mục tiêu đó, tác giả phải tỏ ra chuyên nghiệp trong cách viết lá thư đệ trình. Lá thư đệ trình cần phải có những thông tin chính như sau: 

Tựa đề bài báo. Đây là thông tin tối thiểu để ban biên tập có vài ý niệm về công trình nghiên cứu. Chẳng hạn như nếu tựa đề bài báo [theo kiểu viết ở bên nhà] là “Nghiên cứu XYZ ở Bệnh viện ABC, Huyện A, Tỉnh C, từ năm 2006 đến 2010” thì có lẽ ban biên tập không cần gửi ra ngoài để bình duyệt, vì chỉ qua tựa đề cũng biết tác giả chỉ quan tâm đến một vấn đề địa phương nào đó. Đây chính là lí do tại sao tôi đề cập thường xuyên rằng phải biết cách đặt tựa đề một cách khoa học và worldly. 

Nội dung chính của bài báo. Tác giả cần có một đoạn văn ngắn để viết về bối cảnh hoặc câu hỏi nghiên cứu, phát hiện gì đáng chú ý, và nếu cần, một vài nét về phương pháp nghiên cứu. 

Lí do gửi cho tập san. Câu văn này quan trọng nhất. Bất cứ một bài báo khoa học nào cũng có nhiều diễn đàn / tập san có thể đăng tải. Vấn đề là các tập san này có đẳng cấp rất khác nhau. Những tập san loại high profile (Nature, Science, New England Journal of Medicine, Lancet, JAMA, v.v.) chỉ công bố những công trình quan trọng, và họ từ chối rất nhiều (khoảng 90-99% bài báo gửi đến bị từ chối). Những tập san chuyên ngành thì dễ dãi hơn, nhưng tỉ lệ từ chối cũng dao động trong khoảng 70-80%, tuỳ vào chỉ số ảnh hưởng (impact factor – IF). Dù nhiều người không ưa chỉ số ảnh hưởng, nhưng sự thật vẫn là sự thật: những tập san có IF càng cao thì tỉ lệ từ chối càng cao, và bài báo nếu được công bố được trích dẫn nhiều và gây tác động lớn. Để thuyết phục công bố trên tập san lớn, tác giả phải viết một câu văn cho thấy nghiên cứu của mình là quan trọng và sẽ được độc giả của tập san quan tâm. 

Hai câu văn mang tính cam đoan. Một câu văn tuyên bố rằng tất cả các tác giả đã đồng ý với nội dung bài báo. Câu văn khác cam đoan rằng bài báo chưa được gửi cho tập san nào. 

Ngoài ra, lá thư còn phải có những thông tin về ngày tháng và tên của tổng biên tập. Tên của tổng biên tập hay người phụ trách phần học thuật và khoa học của tập san có thể tìm trong website của tập san (cần dùng Google, nếu không có sẵn). 

Sau đây là vài cách viết mẫu và ghi chú của tôi. 



[Ngày tháng lá thư, bên tay phải lá thư]
 
January 1, 2012
 
 
[Tên của tổng biên tập. Viết đậm, phông chữ lớn hơn phông chữ thường 1-2 points]
 
Dr. Nicholas Silverman
European Editor
Journal of Gene Therapy
 
[Xưng hô. Nên tránh kiểu viết nguyên tên họ mà tôi rất GHÉT như “Dear Dr. Nicholas Silverman”]
 
Dear Dr. Silverman,
 
[Lí do tại sao viết thư này. Người phương Tây muốn biết lí do ngay từ dòng đầu, chứ không đợi đến cuối thư mới biết lí do là gì!]
 
I am writing to submit the following manuscript entitled “Functional impairment of human T-lymphocytes following retroviral transduction: Implications for gene therapy” for publication in the Journal of Gene Therapy as an original article.
 
[Mô tả một cách ngắn gọn nội dung nghiên cứu hay phát hiện chính. Vào đầu nói về bối cảnh chung]
 
The immune competence of retrovirus-mediated gene modified T-cells is critical for a beneficial effect to follow their adoptive transfer into patients. [viết về phát hiện chính] In this study, we show a functional disadvantage for PHA-expanded cells in their capacity to respond in vitro to allogeneic and viral-specific stimulation. [thêm một phát hiện khác] Also, we identify alternative transduction protocols that preserve this functional capacity, and uncover the underlying mechanisms that may explain these functional differences.
 
[Giải thích tại sao tập san này thích hợp cho bài báo]
 
We believe that the Journal of Gene Therapy, which particularly encourages clinical applications of gene therapy techniques, would be the most suitable journal to communicate this work that we submit for your consideration.
 
[Câu văn tuyên bố rằng các tác giả đã phê chuẩn nội dung bài báo, và tiêu chuẩn đứng tên tác giả đã được đáp ứng]
 
We confirm that the manuscript has been read and approved by all authors. We also confirm that the order of authorship has been agreed upon, and the criteria for authorship as defined in the “Uniform requirements for manuscripts” have been met.
[Câu văn cam đoan rằng bài báo chưa được gửi cho tập san nào cả]
 
This manuscript has not been published, and is not under consideration for publication elsewhere. We have no conflicts of interest to disclose.
 
[Câu văn xã giao]
 
Thank you very much for your time and consideration. We look forward to hearing from you soon.
 
Yours sincerely,
 
 
[Tên của tổng biên tập được viết đậm]
 
Dr. John M. Authors
On behalf of all authors
 


Trong trường hợp bài báo đã qua bình duyệt lần đầu, và tác giả tái đệ trình bản thảo phiên bản 2, thì cách viết có phần hơi khác so với lá thư đệ trình lần đầu. Lá thư loại này cần đạt hai mục tiêu chính: chỉ ra cho được điểm tốt mà chuyên gia bình duyệt đã khen, và cho biết tác giả đã trả lời tất cả những nhận xét của các chuyên gia bình duyệt. Một ví dụ cụ thể như sau: 


December 12, 2013

Dr. Kenneth W. Smith
Editor-in-Chief
International Journal of Radiology

Dear Dr. Smith,

[Đề cập đến mã số của bài báo và tựa đề]
Re: Manuscript #IJR-17-278-12, “Standardized MRI evaluation of hepatic iron overload

Thank you for your letter dated September 1, 2013, together with the reviewers’ comments on the above manuscript. [Nếu các chuyên gia nhận ra tầm quan trọng của nghiên cứu, thì viết một câu để nhắc nhở ban biên tập!] We are pleased that all reviewers recognize the importance and novelty of our work. [Nếu họ có nêu vấn đề về phương pháp và cách diễn giải thì tác giả cũng nên viết một câu cho cân đối]. However, the reviewers also raised a number of interesting points regarding the methodology and interpretation of data. [Nói rằng tác giả đã xem qua và trả lời trong bản kèm theo] We have carefully considered the comments, and have addressed them in the following attachment. 

[Nói về những điểm chính trong bài trả lời] Most of the comments are concerned with the data analysis and presentation. [Những thay đổi được viết đậm trong bài báo để dễ theo dõi] In response to the comments, we have modified parts of our manuscript, and the changes are highlighted in bold-faced letters. All authors have agreed with the changes.

[Một câu để chuyên gia bình duyệt hài lòng :-)] We think that the manuscript has improved greatly as a result of the reviewers’ constructive criticisms. We hope that our response is satisfactory to you, and trust that the manuscript is now acceptable for publication in the International Journal of Radiology.
We look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

Antonio Belafonte, and co-authors


Một loại thư khác là email … xin bài vở. Nhiều khi chúng ta tìm được một bài báo thú vị hoặc quan trọng trong Pubmed, nhưng tập san chưa “mở” cho chúng ta đọc, nên không có nguyên bản bài báo. Trong trường hợp này, chúng ta có thể viết email (không cần thư) để xin bài. Làm sao biết địa chỉ email của tác giả? Ngày nay, địa chỉ nơi làm việc của tác giả, kể cả email, đều được công bố trên bài báo khoa học hay Pubmed, nên việc tìm địa chỉ email không quá khó khăn. Một cách khác là dùng Google để tìm địa chỉ (nơi làm việc và địa chỉ email).
Nội dung email có thể chỉ đơn giản như sau: 


[Tìm hiểu tên của tác giả liên lạc – correspondence author, và xưng hô cho hợp]
Dear Dr. Robinson,

[Vào đầu, tự giới thiệu] My name is Trong Phu Nguyen, and I am a PhD student at the Can Tho University of Medicine (Vietnam). [Nói rằng mình mới tìm thấy bài báo hay – bài nào cũng hay!] I have just come across your recent paper entitled “Increased osteoblast and osteoclast indices in individuals with breast cancer” (J Clin Invest 2012), which is very relevant to my research project. [Than rằng thư viện trường không có tập san đó]. Unfortunately, my university library does not have access to the journal, and as a result, I could not get hold of the paper. 

[Nhờ tác giả gửi bài và hứa sẽ ghi nhận công trình đàng hoàng] I am writing this letter to kindly ask whether you could please send a pdf version of the paper to me for personal use. If you have other relevant papers I would be grateful to receive them too. I will make sure that appropriate attribution of your work will be in place of my publications.
[Một câu cám ơn] Thank you in advance for your help. 

Yours sincerely,

Dr. Trong Phu Nguyen


Hi vọng những cách viết thư trên đây sẽ đem lại may mắn cho các bạn. 

N.V.T

About luudai89

Văn Phòng Phẩm Mai Trang cung cấp các sản phẩm giấy in, giấy photo, đồ dùng văn phòng phẩm...
This entry was posted in bài báo khoa học, cover letter. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s